Hogyan zajlik egy projekttervezés?
Gazdaság, 2022.04.27
Egy projekt megtervezése elengedhetetlen egyrészt a vállalat éves tervébe való beilleszthetősége miatt, másrészt a projektindítási döntés elősegítéséhez.
Egy projektmenedzser feladatainak része a folyamatos kontrolling, de ezt csak egy jó terv mentén tudja hatékonyan elvégezni. A tervezés mindennek az alapja
A projektterv elemeit tekintve a leginkább elfogadott a PMI szerinti iteratív módszertan, amely globálisan érvényes. Ennek megfelelően része a projektterjedelem leírása, a feladatlebontási struktúra, az ütemezési terv és a költségterv, a minőségbiztosítási terv, a kommunikációs stratégia, a stakeholder- és a kockázatkezelési terv, illetve a beszerzés és a szerződésmenedzsment terve.
Bizonyos projekteknél, ahol sok a változó tényező, agilis módszertant érdemes követni, amelyben rövidebb időszakokra tervezünk. Sprintekre tervezve könnyebb a változások követése és beépítése a projektbe, ezért nem készül részletes ütemterv.
Projekttervezés lépésről lépésre
A Szinergia Kft. portfóliójában kiemelt a projektmenedzsment képzés a tanácsadás mellett. Egy sikeres projektvezetőnek időt, energiát kell projektmenedzsment eszköztárának, így a tervezésnek az elsajátítására szánnia, hiszen a tervezés alapvető, ennek minősége és kiterjedtsége meghatározó.
Ha belevágunk, akkor a projekttervezés első és legfontosabb része a projektterjedelem rögzítése. Fel kell térképezni és tisztázni kell minden érintettnek az elvárásokat, amelyek manapság ugyan menet közben változhatnak, de a keretrendszer ezt jól kezeli.
Ezt követően kialakítjuk a feladatstruktúrát az egyes projekttermékek létrehozásával, hogy átlátható legyen, majd ezt egészítjük ki az ütemezéssel. Az ütemterv kapcsán fontosak a logikai szempontok, az elvárt és a teljesíthető határidők korrekt lefektetése.
A következőkben létrehozzuk a költségtervet, ahol az anyagi és költség típusú erőforrások mellett a humán erőforrás mikéntjére is gondolni kell. Ugyanígy nem elhanyagolható a minőségbiztosítás tervezése, majd pedig a kommunikációs stratégia megalkotása projekt szinten.
Ehhez szorosan kapcsolódik a stakeholderek kezelése is, amely példaképp egy táblázatban tartalmazza a kommunikáció tartalmát, célcsoportját, időzítését, csatornáját és felelősét. Mindig célszerű emellett kockázattal számolni, így előre beazonosítani, ha lehet, és egy kockázatkezelési tervet készíteni.
Mi következik, ha kész a projektterv?
A projektterv elkészülését követően mielőtt alapként használnánk a megvalósítás során, a döntéshozóval, megbízóval egyeztetni kell, illetve elfogadtatni végeredményként, hogy a monitoring, kontrolling ennek megfelelően alakulhasson a végrehajtás során.
Változó világban élünk, így a projekttervben is módosítások következhetnek be természetesen. Amennyiben ez túl nagymértékű, új projekttervet készítünk a jóváhagyó beleegyezésével, a továbbiakban az lesz az alapterv.
(Webrádió)
Véleménye van? Szóljon hozzá!